ILE NALEŻY PRZECHOWYWAĆ PARAGONY?

Opublikowane przez Natalia Plackowska w dniu

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do archiwizowania i odpowiedniego zabezpieczania dokumentów firmowych. Należą do nich m.in. paragony fiskalne. Jest to szczególnie ważne w przypadku ewentualnych kontroli.

Do dokumentów księgowych, które należy przechowywać zaliczamy: ewidencje, podatkową księgę przychodów i rozchodów, rejestr sprzedaży i zakupów VAT, spis z natury, dowody księgowe oraz wszelkie sprawozdania finansowe. Zgodnie z prawem, dokumentacja księgowa powinna zostać przechowywana przez okres 5 lat, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych powinna zostać nabita na kasie fiskalnej. Paragony dokumentują transakcję sprzedaży zawartą pomiędzy firmą a osobą prywatną, dlatego wchodzą w skład dowodów księgowych. Wyjątkiem są sytuacje, gdy sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy.

Paragon fiskalny zawiera m.in.:

  • nazwę sprzedawcy i jego NIP,
  • datę oraz godzinę sprzedaży,
  • nazwę towaru/usługi,
  • kwoty podatków wg poszczególnych stawek,
  • łączną kwotę podatku,
  • kwotę należności.

Przedsiębiorcy dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub raportów miesięcznych. Mają obowiązek przechowywania ich przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Paragony w wersji papierowej powinny być zabezpieczone w odpowiedni sposób, tak aby nie zostały uszkodzone bądź zniszczone. Prawo nie nakłada obowiązku przechowywania paragonów lub raportów okresowych w formie papierowej. Warunkiem jest jednak posiadanie drukarki fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów. W takim przypadku na przedsiębiorcy leży obowiązek zabezpieczania karty pamięci przed jej zniszczeniem, usunięciem, nadpisaniem oraz modyfikacją danych.

Od 1 stycznia 2020 roku niektóre branże będą zobowiązane do wprowadzenia nowego rodzaju kasy fiskalnej, tzw. kasy fiskalnej online. Jest to jedno z nowych narzędzi, które ma na celu uszczelnienia systemu podatkowego VAT. Kasy fiskalne online będą wyposażone w funkcję umożliwiającą przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Oznacza to, że od momentu wymiany w firmie dotychczasowej kasy fiskalnej na kasę fiskalną online przedsiębiorców nie będzie dotyczyć obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych, ponieważ wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży będą przesyłane bezpośrednio do KAS.


Polityka prywatności